Acentalar

Acentalar özellikle grup bazında toplu misafir sağlamada büyük kolaylık getirdiklerinden önceden yapılan anlaşmalara göre kendilerine belirli kontenjanlar verilir ve  otelinizin bir bölümü de acenta müşterilerine rezerve edilir. Acenta ve otel arasında, konaklama yapacak misafir sayısına bağlı olarak kişi bazında fiyat tanımları ve fiyat tabloları oluşturulur. Acentalar modülündeki ilgili bölümler Check- In ve Rezervasyon işlemlerinde kullanılırlar.
           
Acenta Kartı
Acenta tanımlamalarının yapıldığı Acenta Kartları; Rezervasyon Kartı ve Check – In Kartı bölümleri tarafından kullanılırlar. Bu yüzden misafir getirmede aracı olan acentaların; kartlarının açılıp tanımlanması gerekir.
Acenta / Firma alanında Acenta yada Firma alanlarından biri işaretlenerek şirket türü belirtilir.
Acenta Kodu alanında acentaya takip edileceği bir kod verilir. Verilen bu kodların takip sırasında  kolaylık sağlaması açısından belirli bir düzende olmasında gerekir. Örneğin “DURU TURİZM ” acentası  için Kodu alanında “DURU" yazılabilir.
Acenta Adı alanına Acentanın Adı  girilir.
Özel Kod alanına acentalar arasında sınıflandırma yapacak ve istenilen acentaya kolayca ulaşılmasını sağlayacak bir kod verilir. Bu özel kod özellikle rapor alınırken kolaylık sağlar.

Acenta Kartı Genel Bilgiler Penceresi


Şekil 1    Acenta Kartı / Genel Bilgiler

Adres Bilgileri  alanına acentanın Adresi, Posta Kodu, İli, İlçesi vb.. gibi bilgileri girilir.
İlgili Kişiler alanına acentada sorumlu kişilerin ad soyadları yazılır.
Vergi Dairesi / No alanına acentanın vergi dairesi adı ve numarası girilir.
Hesap Kodu alanına acentanın hesap kodu girilir.

Acenta Kartı Mali Bilgiler Penceresi


Şekil 2    Acenta Kartı / Mali Bilgiler

İskonto alanına Firma veya Acenta için  uygulanan bir iskonto oranı var ise,  uygulanacak iskonto oranı yazılır. Acentaya ait fiş giriş ve çıkışlarında bu  iskonto oranı baz alınır.
Opsiyon Gün alanında acentaya rezervasyonlar için tanınan opsiyon gün sayısı yazılır, acentaya opsiyonlu rezervasyon yapıldığında geliş tarihinden itibaren, bu alanda tanımlanan opsiyon günü kadar beklenir.
İptal DeadLine alanına girilen gün sayısı; ilgili acentanın yaptığı rezervasyonu geliş tarihinden kaç gün  öncesine kadar iptal edebileceğini gösterir.
Milliyet alanında ilgili milliyetin kodu girilir.
Pansiyon  alanında acenta belirli bir pansiyon tipinde müşteri getirecek ise ilgili pansiyon tipi seçim penceresi tıklanarak liste üzerinden seçilir.
Döviz Cinsi alanında döviz cinsi seçilir. Döviz kullanılmayacak ise bu alan boş bırakılır.
Departmanlar  alanında acentanın oda fiyatı dışında müşteri ile anlaşmasına bağlı olarak diğer ekstralarını da kendisi ödeyecek ise ödeyeceği ekstranın ait olduğu departman kodları yazılır. Yazılan  ekstra departman kodları ana folyo gibi görülüp acentanın ekstra toplamına dahil edilir.
Kur Uygulaması alanında yapılan anlaşmalarda belirlenen döviz cinsleri ve bunların kurlarının hesaplanması ile ilgili “Günlük” yada “Aylık” şeklinde seçimleri yapılır. Seçim “Günlük” olduğunda; her gün  için  farklı kur tutarları baz alınarak işlemler yapılır. Seçim “Aylık” olduğunda müşterilerin giriş yaptığı ayın ilk günkü kuru baz alınarak işlemler gerçekleştirilir. Örneğin müşteri ayın 27'sinde gelmiş olsa bile ilgili ayın 1'inde girilen günün kuru baz alınır.
Fiyat Uygulaması alanında  yapılan anlaşma fiyatlarında  Check-In işlemleri gerçekleşene kadar  herhangi bir değişiklik olmayacak ise  seçim " Sabit " ; değişiklik olacak ise seçim " Değişken " olarak belirlenir.
Kur Uygulaması  alanında fiyat uygulaması alanında olduğu gibi, işlemler gerçekleşene kadar döviz kurunun sabit yada değişken olacağı belirlenir.
“Check-out yapılırken ana folyo krediye kaldırılacak” ibaresi tıklanırsa acentaya ait olan folyo check-out esnasında otomatik olarak krediye kaldırılır.
“Extra Folyo açılacak" ibaresi tıklanırsa  Check-In esnasında program tarafından otomatik olarak acentaya ait bir extra folyo açılır.

Acenta Kartı Özel Bilgiler Penceresi


Şekil 3    Acenta Kartı / Özel Bilgiler 

Renk Tanımı  alanında Room Rack raporlarını acenta renklerine göre görmek için zemin ve yazı rengi tanımlamaları yapılır. Burada tanımlanan alanlar Room Rack ve Room Plan ekranlarında görülür.
Acenta Kartı  F5 tuşuna basılarak yada Kayıt düğmesi tıklanarak kaydedilir.

Acenta Kontenjanları
Acentalara ayrılan kontenjanları takip etmek  ve bu kontenjanlar doğrultusunda Check - In işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla  Acenta Kontenjanları girilerek tanımlanır. Acentalar belirttikleri bu kontenjanlar dahilinde misafir gelmesini sağlayamasalar bile Acenta Fiyat tanımlarında belirlenen fiyatları müşterilerin yerine otele ödemek zorunda kalırlar.


Şekil 4   Acenta Kontenjanları

Acenta Kodu alanında F7 tuşu  yada Dürbün düğmesi tıklanarak  Acenta Listesi ekrana alınır. Kontenjan tanımı yapılacak acenta seçilir.
Geçerlilik Tarihi alanında sol tarafa kontenjanın başladığı tarih, sağ tarafa ise bittiği tarih yazılır.
Dead Line alanına belirli bir gün sayısı yazılır. Bu alana girilen değer; Geçerlilik Tarihi'nden kaç gün önce kontenjanların kesinleştiğini acentanın bildirmesi için acentaya tanınan gün sayısını ifade eder.
Oda alanlarına ise; ilgili acenta için oda tipi bazında kaç oda ayrılacağı yazılır.
Single Kontenjan alanına 2-3 yada 4 kişilik odalarda yalnız kalmak isteyen Misafirler için acentalara kaç misafire kadar kontenjan hakkı verileceği yazılır. 
Acenta Kontenjanları F5 tuşu  yada Kayıt düğmesi ile kaydedilir.

Acenta Fiyat Tanımları
Oteller ile acentalar yaptıkları anlaşmalar doğrultusunda belli dönemlerde belirli fiyat uygulamaları içinde olurlar. Bu fiyatların gerekli yerde (Check – In Kartında ) otomatik olarak ekrana gelmesi için fiyat tanımları yapılır.


Şekil 5   Acenta Fiyat Tanımları

Acenta Kodu alanında mouse ile çift tıklama yapılarak Acenta Listesi ekrana alınır. İlgili acenta seçilir. Fiyat tanımı münferit misafirler için yapılacaksa Acenta Kodu alanı  boş geçilebilir.
Geçerlilik Tarihi alanına  tanımlanacak fiyatın geçerliliğinin süreceği tarihler işlenir. Sol taraf fiyatın geçerliliğinin başladığı; sağ taraf ise bittiği tarihtir.
Pansiyon Tipi  alanında fiyat tanımının yapılacağı Pansiyon tipi seçim penceresi tıklanarak  seçilir. SentezDelux Yükleme Programı / Ön Büro Parametreleri bölümünden istenilen Pansiyon Tipleri tanımlanarak bu alan gelmesi sağlanır.
Döviz Cinsi  alanında fiyatın belirlendiği Döviz Cinsi seçim penceresi tıklanarak seçilir. Eğer fiyat tanımı TL olarak yapılacak ise Döviz Cinsi alanı boş geçilir.
Early Booking alanına otelin erken dolmasını sağlamak amacıyla erken rezervasyon yaptırılması için belli tarih aralıkları yazılır. Bu tarihler arasında rezervasyon yaptıran acentalara indirim uygulanır. 
Pansiyon Dağıtım alanında eğer pansiyona  pay ayrılmak isteniyor ise bu payın tanımlanacak oda ücreti üzerinden ne kadar olacağı ( Tutar veya Yüzde ) belirtilir.
Oda Tiplerinin ve Kişi Sayıları'nın  bulunduğu alanda  yapılan anlaşmaya göre odaların fiyatları, belirlenen döviz cinsi üzerinden tanımlanır. Böylece burada tanımlanan ücretler belirlenen misafir sayısı ile çarpılmadan önce Check – In anında ücret bölümüne gelir.

Eğer acenta ile yapılan anlaşma gereği çocuk indirimi uygulanacak ise;  ekranın alt kısmında bulunan çocuk fiyatı alanına Tab tuşu ile geçilir. Burada Tek Büyük Beraberinde, Birden Fazla Büyük Beraberinde ve Özel Tanımlamalar olmak üzere  3 tanım ve bu tanımlar içinde, Tek Çocuk, İlk Çocuk ve Her Çocuk için çocuk fiyat tanımı yapılabilir.
Çocuklar için belirlenen yaş sınırlarını alt ve üst yaş limiti olarak işledikten sonra açılan pencereden Tutar veya Yüzde seçimi yapılır. T tuşuna basıldığında Tutar; Y tuşuna basıldığında Yüzde seçimi gerçekleşmiş olur.
Seçim “Tutar” olursa, çocuk için belirlenen oda ücreti direkt olarak işlenir.
Seçim “Yüzde” olursa,  büyük ücretinin hangi oranda çocuğa yansıyacağı belirtilir.
Bu bölümde belirlenen  çocuk indirimlerinin kullanılabilmesi için; oluşturulan isim listelerine  ve 
Check – In kartına çocukların yaşları doğru olarak yazılmalıdır.

Girilen Fiyat tanımlarını kaydetmek için F5 tuşu yada Kayıt düğmesi tıklanır.

Acenta Fiyat Tablosu
Otellerin acentalar ile yaptıkları anlaşmalar doğrultusunda fiyat tabloları bu bölümde oluşturulur.


Şekil 6    Acenta Fiyat Tablosu

Acenta Kodu alanında Fiyat tablosu tanımlanacak olan acentanın kodu yazılır. Acenta Kodu alanında  Dürbün düğmesi tıklanarak önceden tanımlanmış fiyat tablolarının listelerine ulaşılabilir.
Tablo No  alanında tanımlaması yapılacak tabloya ilişkin tablo numarası yazılır. Acentanın  yapmış olduğu rezervasyonlarda Rezervasyon Kartı ekranında iken Tablo No bölümüne  burada  tanımlanmış olan tablo numarasını yazmak yeterli olur. Bu şekilde tabloda tanımlanmış fiyatlar aynı acentaya ait Rezervasyon ve Check-In işlemleri için geçerli olur.
Oda Tipi alanında liste üzerinden fiyat tablosu tanımlanacak Oda Tipi için;  Bütün Oda Tipleri, SentezDelux / Ön büro Parametrelerinden tanımlanmış olan tiplerinden biri (Örneğin Single Bed, French Bed, Double Bed, Triple Bed yada Suite) yada Bütün Oda Tipleri seçeneği seçilir.
Açıklama alanında tablo tanımı ile ilgili olarak açıklama yazılır.
Döviz Cinsi alanında anlaşmanın yapılacağı fiyat tablosunun hangi döviz cinsinden belirleneceğine ilişkin seçim yapılır.
1-2-3-4 Kişi  alanlarına  kaç kişinin konaklama yapacağına bağlı olarak kişi sayılarına göre fiyat girişleri yapılır. 
Her Kişi alanında hariçten gelen her kişi için fiyat girişi yapılır.
Her Çocuk alanında her çocuk başına düşen fiyat yazılır.
Tek Kişi Farkı alanına ise kişi fiyatları haricindeki tek bir kişi farkının fiyatı yazılır.
Pansiyon Fiyatları alanlarına anlaşmanın yapıldığı döviz cinsi bazında pansiyon tiplerine bağlı olarak pansiyon fiyatları yazılır.
“Pansiyon Fiyatı İlave Edilecek” ibaresi tıklanırsa belirlenmiş olan fiyatların üzerine pansiyon fiyatı otomatik olarak eklenir. Bu ibare tıklanmazsa Pansiyon fiyatı belirlenmiş olan fiyatın içinden alınır.
F5 tuşu yada Kayıt düğmesi ile tablo kaydedilir.

Acenta Aksiyon Tanımları
Acentalar belirli tarihlerde aracı oldukları misafirlere indirim yapılmasını talep ederler. Bu indirimin program  tarafından otomatik olarak yapılabilmesi için; Acenta Aksiyon Tanımlarına girilip  indirim oranları belirtilir. İndirimlerin uygulanabilmesi için acentanın bu tarihleri kapsayan fiyat tanımının bulunması gerekir.
 

Şekil 7    Acenta Aksiyon Tanımları
 
Acenta Kodu  alanında Aksiyon tanımları yapılacak acenta kodu yazılabileceği gibi,  mouse ile çift tıklama yapıldığında Acenta Listesine ulaşılıp Seçim düğmesi ile istenilen acenta seçilebilir.
Geçerlilik Tarihi alanında Aksiyon tanımlarının geçerli olacağı tarih aralığı yazılır.
Rezervasyon Tarihi  alanında Check-in yapılacak olan rezervasyonların ve aksiyon için geçerli olacak olan rezervasyonların geçerlilik tarih aralıkları yazılır.
Uygulama Şekli  alanında  seçim  "Ortalama" olarak belirlendiğinde  ; örnek olarak misafir 7-6 oranında konaklıyor ise Gün Sayısına 7,  Oran bölümüne 7 ve 6 sayıları yazılır. Toplam miktar 7'ye bölünüp ortalaması alınır. İşlemler sonucu çıkan tutar 6 ile çarpılarak ve  fiyat basımı gerçekleşmiş olur.Yapılan seçim "Gün Hesabı" olarak belirlenir ise; 7 sayısı , gün sayısı alanına yazılır. Oran bölümüne ise 7 ve 6 sayıları girilir.  Bu işlem sonucunda 6 gün için fiyat basılır son güne fiyat basılmaz. Bir başka deyişle uygulama şeklinde Ortalama seçildiğinde fiyat 70 milyon üzerinden  7 gün için (60/7) milyon ; Gün Hesabı seçildiğinde ise 6 günün her günü için 10 milyon olarak, son için de fiyat basımı gerçekleşmez.

Aksiyonlar ile ilgili olarak, Acenta kodu, İlk Tarih, Son Tarih, İlk rezervasyon ve Son rezervasyon bilgilerinin yer aldığı Acentalar Aksiyon Listesi Dürbün düğmesi tıklanarak görülebilir.
Açılan aksiyon tanım kartı F5 tuşu yada Kayıt düğmesi tıklanarak kaydedilir.