İşletmede çalışan personellerin sicil bilgilerinin takip edilebilmesi ve bordro işlemlerinin yürütülebilmesi için personele ait sicil kartlarının tanımlanması gerekir.

Şekil 1   Sicil Kartı

Departman  alanına, personelin bağlı bulunduğu departman kodu yazılır. Bu alanda F9 tuşu veya liste düğmesi ile daha önce tanımlanmış departmanların listesi ekrana alınarak da ilgili departmanın seçimi yapılabilir. Personelin çalıştığı departman tanımlı değil ise, Departman Kartı açılarak gerekli tanımlamalar yapılır. (Bkz. Departman Kartları)

Sicil No alanına, personelin işyerinde takibinin sağlanabilmesi için belirlenen sicil numarası yazılır.

Sicil Kartı Genel Tanımlamaları

Sicil Kartı tanımlaması yapılacak personelin işe giriş bilgileri bu alanda tanımlanır.

Şekil 2   Sicil Kartı/Genel

Ayrılış tarihi ve Ayrılış Nedeni alanları, personelin işten ayrılması halinde doldurulur.

Sigorta Durumu alanında, işletmeye bağlı olarak sigorta türü (Normal, Emekli, Çırak vb. gibi) seçilir. Daha sonra Sigorta No alanına personelin sigorta sicil numarası girilir. Personel maaşını bankadan tahsil ediyor ise banka hesap numarası Banka Hesap No alanına yazılır. İşsizlik sigortası durumu, göçmen, sakatlık gibi bilgiler belirtildikten sonra personel sendikalı ise Sendika alanında “Evet” seçeneği seçilir ve Sendika No alanına da sendika numarası yazılır.

Sicil Kartı Bordro Tanımlamaları

Bu alanda personelin bordro işlemlerinin yürütülmesi için gerekli bilgier tanımlanır.

Şekil 3   Sicil Kartı/Bordro

Statüsü alanında personelin statüsü (işçi, memur) belirlenir. Ücret türü alanında personelin ücret türü belirlenir. Netten brüte veya brütten nete ücret hesaplamalarında buradaki seçim dikkate alınır. Ödeme Türü alanında personele yapılacak olan ödeme şekli (ay, gün,saat) belirtilir.
Personele ödenen ücret tutarı Ücreti alanında belirtilir. Döviz alanında para birimi (TL, $, DM vb.) belirlenir. Bu alanda, ok düğmesi ile döviz listesi ekrana alınarak ilgili seçim yapılabilir. Listede yer alan değerler parametrelerden tanımlanmaktadır. 
Personel ücretini dövizli olarak hesaplatabilmek için, Genel Parametrelerde bölümündeki Döviz alanında günlük döviz kurları girilir. Daha sonra Genel Parametreler bölümünde yer alan “Ücret Hesaplaması Dövizli” seçeneği “Evet” olarak işaretlenir.

Personel özel sigortaya bağlı ise, Özel Sigorta alanında ilgili tanımlama yapılır. Aynı işlem işveren içinde yapılır.

Taksitli Avans Kesintisi alanında, personele ödenen avans toplamı yazılır. Alınan avans üzerinden her ay maaş üzerinden yapılacak kesinti miktarı Taksit Tutarı alanında belirtilir. Bu miktar puantaj  kartı üzerinde otomatik olarak yansır. Örneğin, personel maaşından 80.000.000TL avans çekmiş ve çekilen avans personelden  4 ayda tahsil edilecek ise, Taksitli avans Toplamı alanına 80.000.000TL ve Taksit Tutarı alanına da 20.000.000TL  (80.000.000TL/4) yazılır.

Eski Aydan Yuvarlanan alanında, ay sonunda bordroda oluşan küsuratların bir sonraki aya devir edilmesi işlemi gerçekleşir.

Kümülatif Vergi Matrahı ve Kümülatif Gelir Vergisi matrahları alanlarına, ay sonlarında hesapların diğer aya devretmesi için gerçekleştirilen ay sonu devir rakamları program tarafından otomatik olarak yansır. Eğer program sene ortasında  kullanılmaya başlanmış ise veya personel sene ortasında işe başlamış ise gerekli değerler elle girilir.

Sicil Kartı Ek Ödeme Tanımlamaları  

Şekil 4   Sicil Kartı/Ödemeler

Personele sabit bir ek ödeme (yol parası, yemek parası, prim, ikramiye vb.) yapılıyor ise bu bölümde belirtilir. Bu alanda belirtilmesinin nedeni her ay puantaj kartına tekrar tekrar yazılmasını önlemektir. Bu bölümde yer alan ek ödeme alanları Şirket Parametreleri/Ek Ödeme bölümünden tanımlanır.

Şekil 5   Sicil Kartı/Kesintiler

Personel için yapılan kesintiler (avans, zarar vb.) bu bölümde belirtilir. Bu alanda belirtilmesinin nedeni her ay puantaj kartına tekrar tekrar yazılmasını önlemektir. Bu bölümde yer alan ek kesinti alanları Şirket Parametreleri/Ek Kesinti bölümünden tanımlanır.

Sicil Kartı Özel Alan Tanımlamaları  

Şekil 6   Sicil Kartı/Özel

Bu bölümde personel için alfabetik ve sayısal olmak üzere 10 değişik özel alan tanımlanmaktadır. Aynı zamanda tarih alanları da tanımlanabilir. Bu bölümde tanımlanan özel alanlar her türlü rapor ve filtrelerde karşımıza çıkar.

Sicil Kartı Özlük Bilgileri  

Şekil 7   Sicil Kartı/Özlük

Bu bölümde personelin tahsili, mesleği, görevi, cinsiyeti gibi bilgiler tanımlanır.

Personelin nüfus bilgileri işlenir.

Sicil Kartı bölümünde Pusula düğmesine basılır ise ekrana Hesap Pusulası penceresi gelir. 

Şekil 8   Sicil Kartı/Hesap Pusulası

Bu pencerede personelin tahakkuk sonrası oluşan rakamlarını görebiliriz. Aynı zamanda mesai kazançlarını da kontrol edebiliriz.