Şirket ile ilgili her türlü muhasebe işlemi ve hesap durumları hesap planı üzerinden izlenir. İşlemlerle ilgili ayrıntılı detay bilgi almak daha fazla sayıda hesabın açılmasını gerektirir. Bu da hesap planının gerektiğinden fazla büyümesine neden olacaktır. Bu nedenle yardımcı bir hesap planı niteliğini taşıyan masraf yeri kartları kullanılarak hesap planının gereğinden fazla büyümesi engellenir.
Özellikle maliyet muhasebesi yapılırken hesap planının yanı sıra, yapılan masrafların dağıtılacağı ayrı masraf yerleri tanımlanabilir. Muhasebe fişleri kaydedilirken hesabın gideceği masraf yerleri belirtilir. Masraf yerlerine ait bilgiler her bir masraf yeri için ayrı açılan kartlarda tutulur.
Masraf Yeri kartı tanımlayabilmek için Genel Muhasebe modülünden Tanımlamalar bölümünün altındaki Masraf Yeri Kartı seçilir.
Masraf yeri kartı iki ana bölümden oluşmaktadır. Kartın üst bölümünde yer alan alanlardan hesap kartına ait bilgiler kaydedilir. Kartın alt bölümündeki alanlar ise izleme amaçlıdır. Bu alanlara bilgileri yapılan işlemler sonucu otomatik olarak yansır ve değiştirilemez.
Masraf Yeri Kartı Tanıtım Ekranı
Masraf Yeri Kartları Genel Penceresi
Kodu: 25 karakter uzunluğunda anahtar bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Adı: 25 karakter uzunluğundadır. Masraf yerinin adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Masraf yeri adı, masraf yeri kartları için önemli bir alan olmasına karşın açılan masraf kartlarının masraf adı olmak zorunda değildir. Farklı masraf yeri kartları için aynı masraf adı kullanılabilir. Ancak yukarıda sözü edilen arama, sıralama vb işlemler masraf yeri adına göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, masraf yeri kartları açıklamanın ilk 10 karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle masraf yeri açıklamasının ilk 10 karakterinin de masraf kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
Özel kod: Masraf yerlerini gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. 15 karakter uzunluğundadır, kodlamada sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcının masraf kartlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Erişim kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Kullanıcının hangi kartları kullanabileceği erişim kodu ile belirtilir. 15 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı erişim kodları verilmelidir. Kullanıcı yetki tanımlarında o kullanıcının hangi erişim koduna sahip hesap kartlarını kullanabileceği belirtilerek, kart bazında erişim hakkı tanımlanır. Erişim kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca erişim kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Kullanımda: Masraf yeri kartının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır.
Masraf Yeri Kartları Aylık Penceresi
Masrafların ay bazında borç, alacak ve ay sonu bakiye takibinin yapıldığı bölümdür.
Masraf Yeri Kartı Aylık Penceresi Ekranı
