Muhasebe Fişi Tanıtım Ekranı
Fiş No: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralanmıştır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş tarihi: İşlemin yapıldığı tarihtir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Yevmiye No: Yevmiye madde numarasıdır.
Belge numarası: İşleme ait belgenin numarasıdır. Bu alan 15 karakter uzunluğunda alfanümerik bir alandır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Özel kod: Fişleri gruplamakta kullanılan 15 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod fişleri kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplanması için kullanılır.
Erişim kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 15 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi fişlere ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Erişim kodu alanında verilen bilgiye göre fiş bazında şifreleme yapılarak fişe yalnızca burada verilen erişim kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
İş yeri: Bir firma ya da kurumun merkezine bağlı olan, ancak ticari işlemlerini dışarıya karşı bağımsız yürüten yerleşimlerdir. Bu alan, yapılan muhasebe işleminin firmanın kayıtlı işyerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Aynı fiş içerisinde farklı hesaplara ait işlemler bir arada girilebilir. Bunu yapmak için, her bir farklı hesaba ait kaydedilmesi gereken işlem bilgileri (hesap kodu, açıklaması, birim fiyatı vb.) o hesap hareketi için ayrılan satıra kaydedilir. Başka bir deyişle, fişe her hesap hareketi için ayrı bir satır eklenir.
Hesap Kodu: Satırda hareket gören hesabın kodudur.
Hesap Adı: Hesabın adıdır. Satırda hareket gören hesabı belirtmek için kullanılır. Hesap kodu alanına bilgi girildiğinde, hesap adı alana otomatik olarak gelir.
Açıklama: Satırdaki işlemle ilgili açıklamadır.
Borç: Satırdaki işleme ait borç tutarıdır.
Alacak: Satırdaki işleme ait alacak tutarıdır.
Özel kodu: Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve gruplanan bu bilginin toplamını görmek amacıyla kullanılabilir. Kullanıcı bu alanı programda yer almayan, fakat fiş satırlarına kaydetmek istediği bilgi için de kullanabilir. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümünde verilen özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise fiş satırlarını gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisi filtrelerde kullanılır. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.
Miktar: Giren ya da çıkan miktarın belirtildiği alandır.
Fiş Tarihi alanına, günün tarihi ön değer olarak gelir, istenirse farklı bir tarih de girilebilir.
Fiş No alanına, fişin işleneceği tarihteki en son fiş numarası otomatik olarak gelir, fiş numarasına müdahale edilemez. (Fiş numarası program tarafından, tarih bazında 1'den başlayarak artan sıralama ile otomatik olarak verilir.)
Muhasebe fişlerinde, bilgi girişlerinin ve işlem hızının artması, aynı zamanda kullanım kolaylığı sağlaması amacıyla Kontrol Alanı (K) bulunmaktadır. Bu sayede, girilen bilgiler üç grup altında toplanarak takip edilebilir.
Kontrol Kodları
“0” Yapılan muhasebe hareketinin her iki şirkette de izlenmesini sağlar.
“1” Yapılan muhasebe hareketinin sadece girişinin yapıldığı şirkette izlenmesini sağlar.
“2” Yapılan muhasebe hareketinin sadece diğer şirkette izlenmesini sağlar.
Kaynak alanına, diğer modüllerden muhasebeye entegrasyon işlemi yapıldığında oluşan muhasebe fişlerinin kaynak bilgileri program tarafından otomatik olarak gelir. Muhasebe fişinin hangi işlem sonucu oluştuğu takip edilebilir. Entegrasyon sonucu oluşan bir fiş ile elle girişi yapılan bir fiş bu alanda izlenen kaynak bilgisi ile ayırt edilebilir.
Yevmiye No alanına, kesin yevmiye alındığında, program tarafından otomatik olarak verilen yevmiye madde numarası gelir. Kesin yevmiye alınan tarihler arasındaki muhasebe fişine müdahale edilemez.
Hesap Kodu alanında, F9 tuşu veya mouse sağ tuş ekrana gelen işlem listesinden "liste" düğmesi ile ekrana gelen Hesap Kartları listesi üzerinden ilgili hesap seçilir. (Hesap Kodu alanına ilgili hesabın kodu direkt olarak da yazılabilir) . Hesap seçimi yapıldığında fişin sol alt köşesinde hesaba ait bilgiler (hesap adı, bakiye gibi) gelir. Bu sayede fiş içerisinde hesabın genel bakiyesi takip edilebilir.
Masraf Yeri alanında F9 tuşu veya mouse sağ tuş ekrana gelen işlem listesinden "liste" düğmesi ile ekrana gelen Masraf Yeri Listesinden hesabın masraf kodu seçilir. Döviz alanında ok düğmesi ile ekrana gelen listeden döviz cinsi seçimi yapılır. Seçimi yapılan hesabın kart üzerinde tanımlanan döviz cinsi bu alana ön değer olarak gelir.
