Proje Kartları Hakkında Genel Bilgi
Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf yeri ile ilişkili olabilir.
Örneğin; bir firmanın toplu olarak yaptığı alımlar birden fazla bölümün ihtiyacını karşılamaya yönelik olabilir. Bu durumda, alım işleminin masraf yerleri ile ilişkisi kurulur ve bu doğrultuda masraf yerlerine dağılımı gerçekleştirilir.
Herhangi bir hesaba ait hareketin belirli dönemler için önceden belirlenmiş kurallar doğrultusunda masraf yerlerine dağılımının yapılması proje kayıtları ile kaydedilir. Böylece, hesaplar arası kontroller sağlanır ve uygun raporlar alınır.
Projenin bir diğer amacı da “proje maliyetlerinin” takibi ve böylelikle kontrolünün sağlanmasına yönelik veri girişleri ve raporlamanın yapılabilmesidir. Projeler, köprü, baraj inşaatı, gemi, fabrika yapımı ya da bilgisayar programı gibi yüksek maliyetli ve tamamlanması uzun süren işlerdir. Bu anlamda projelerin zamanlama, kalite ve maliyet açısından yoğun bir denetim altında tutulması gerekliliği açıktır. Bunun için herhangi bir masraf yerinde katlanılan masrafın hangi proje için katlanıldığının sisteme tanıtılması ve bu bilgilerin düzenli olarak raporlanabilmesi önemlidir.
Bir hesap hareketinin belirli dönemler için masraf yerlerine dağıtımının ne şekilde yapılacağı proje kartları ile kaydedilir. Bu dağılım ilişkisi önceden tanımlı bazı katsayılar yardımıyla kurulabildiği gibi belirli dönem sonlarında tespit edilen dağıtım anahtarları yardımıyla da yapılabilir. Böylece proje maliyetleri zamanında izlenir ve raporlanır.
Proje kartları iki ana bölümden oluşmaktadır.
Kartın üst bölümünde yer alan alanlardan hesap kartına ait bilgiler kaydedilir.
Kartın alt bölümündeki alanlar ise izleme amaçlıdır. Bu alanlara bilgiler, yapılan işlemler sonucu otomatik olarak yansır ve değiştirilemez.
Proje Yönetim program bölümünde Tanımlamalar menüsü altında yer alır.
Proje Kartı Tanıtım Ekranı
Proje Kartı Genel Penceresi
Proje Kartı Genel Penceresi Ekranı
Kodu: 25 karakter uzunluğunda anahtar bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Adı: Proje tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Özel Kod: Proje tanımlarını gruplamakta kullanılan 15 karakter uzunluğundaki kodlama alanıdır. Özel kod, proje kartlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Erişim Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 15 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Erişim kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen erişim kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Kullanımda: Tanımlı proje kartının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır.
Proje Başlangıç ve Bitiş Tarihleri: Proje başlangıç ve bitiş tarihleridir.
Cari Hesap: İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur.
Proje Kartı Ekler Penceresi
Proje kartına ek olarak eklemek istediğiniz resim ve dosyaların tanımladığı alandır.
Proje Kartı Ekler Penceresi Ekranı
Dosya eklemek için Tipi alanından dosyanın tipi seçilir. Yüklemek istenilen dosyaya bir açıklama eklenmek isteniyorsa Açıklama kısmına yazılır. Dosya Adı alanına yüklemek istenilen dosya, "Dosya Seç" butonu tıklanarak seçilir. Dosyayı proje kartına eklemek için "Dosya Ekle " butonu tıklanır. Kaydetmek için F5 veya sağ tuş "Kayıt" sekmesi seçilerek kayıt edilir.
Proje Kartı Özel Alanlar Penceresi
Projeyle ilgili proje sınıfı, sözleşme numarası, sözleşme tarihi, tesis türü, kapasitesi gibi bilgilerin girildiği penceredir.
Proje Kartı Özel Alanlar Penceresi Ekranı
.
